Werken vanuit een lege inbox kan niet!

Werken vanuit een lege inbox kan niet

"Werken vanuit een lege inbox? Dat kan bij ons echt niet."

De drie dames van het directiesecretariaat zeiden het bijna in koor tijdens ons intakegesprek. Met overtuiging, alle drie knikkend. Niet uit onwil, maar omdat ze het zich simpelweg niet konden voorstellen. 

Er was veel gebeurd bij dit team. Er was een collega weggegaan. Er was een nieuwe collega bij gekomen, die zich nog moest inwerken terwijl het werk gewoon doorliep. En dat werk stapelde zich op. De gezamenlijke inbox was een verzamelbak geworden van taken waar niemand nog precies wist wie wat oppakte, wat al beantwoord was en wat er nog lag te wachten.

De directeur had mij gevraagd hen te trainen en te coachen. Zijn vraag was helder: hebben deze dames uitbreiding nodig of zit de winst in efficiënter werken? Een oprechte vraag, want het is makkelijker om te roepen dat het te druk is, dan om te onderzoeken waar die druk(te) vandaan komt.

Het ging sneller dan zij zelf hadden verwacht. Binnen no-time hadden ze vanuit de methodiek een eigen systeem ontwikkeld voor hun gezamenlijke inbox. Wie pakt wat op, waar staat het, wanneer volgen we op. Geen mails meer die tussen wal en schip vielen. Overzicht en daarmee rust.

Wat ik zag gebeuren; drie vrouwen die weer met elkaar in gesprek gingen over het werk, in plaats van over de berg taken die gedaan moesten worden.

Een lege inbox is een illusie

Ik hoor het bijna wekelijks. Een lege inbox bestaat niet, dat is iets voor mensen met een rustige baan, dat lukt hier niet met ons soort werk. En ja, dat hoor ik vanuit allerlei functies door een hele organisatie.

En wat mij daarin het meest raakt: veel mensen hebben het gewoon opgegeven. Ze hebben zich erbij neergelegd dat die duizenden mails er nu eenmaal zijn. Dat je nooit klaar bent. Dat je 's avonds op de bank nog even scrollt om te kijken of je niks gemist hebt en hier en daar nog even een mailtje beantwoordt.

Ik zie de bijwerkingen dagelijks. Het knagende gevoel dat je iets vergeet. De mail die na drie weken alsnog boven komt drijven met excuses beantwoorden. Het werkplezier dat langzaam wegsijpelt. En in het ergste geval, een uitval die niemand zag aankomen, omdat van buitenaf alles in orde leek. Niemand ziet dat zijn collega gebukt gaat onder een overvolle inbox.

Je brein draagt die volle inbox wel met zich mee, ook als je er niet naar kijkt. Een deelnemer verwoordde dat ooit mooi: 'Ik merk nu pas hoe zwaar die volle inbox woog nu ik vanuit een lege inbox werk. Er valt letterlijk een last van mijn schouders'.

Van trainingsdagdeel naar vier uurtjes

Sinds 2005 leer ik deelnemers anders omgaan met e-mail. Uiteraard wordt de training regelmatig geüpdatet en naar de veranderingen in werkprocessen en systemen aangepast. Zoals de In-Company training Effectief E-mail Beheer (EEB). Er is binnen organisaties steeds minder tijd te om zo'n softskilltraining te organiseren. Ook krijgen mensen vaak zoveel verplichte trainingen dat de animo voor een vrije training klein is en bovendien herkennen ze het probleem bij zichzelf niet. Dan hebben we het nog niet over het feit dat ze een heel dagdeel vrij moeten maken in de agenda voor zo'n training.

En toch hoor ik in de wandelgangen wel de behoefte. Medewerkers waar het overloopt, die wel graag een oplossing willen. Om die individuele medewerkers tegemoet te komen heb ik de EEB training omgebouwd tot een live online training: Mailbox Meesterschap. 

Vier weken, elke week één uur. De methodiek in behapbare stukken, zodat je tussen de sessies door in je eigen Outlook kunt oefenen. In de cursusomgeving kun je de sessies nakijken en tussendoor kun je daar ook gewoon je vragen kwijt. Daarnaast krijg je toegang tot de e-learning met tutorials, video's en praktische opdrachten, zodat je alles kunt teruglezen en terugkijken wanneer het jou uitkomt.

En nu jij

Ben jij verantwoordelijk voor training en opleiding binnen jouw organisatie en zie je collega's worstelen met hun mailbox? Kijk dan op de speciale infopagina voor HR ⬇️

Mailbox Meesterschap informatie HR

Wil jij zelf van die volle, rommelige inbox af die veel te veel tijd van je vraagt? Kijk dan op de infopagina van Mailbox Meesterschap ⬇️

Mailbox Meesterschap informatie deelnemers

En die drie dames van het directiesecretariaat? Die werken nog steeds vanuit een lege gezamenlijke inbox. Met overzicht, met rust én met plezier in hun werk.

Dat gun ik jou ook.